Chính sách quyền riêng tư

1. Phạm vi và đầu mối liên hệ

Chính sách này áp dụng cho ứng dụng OnesoftPOS (OneSoft POS) trên Android, iOS và website onesoft.one, do OneSoft cung cấp để quản lý bán hàng, cửa hàng và hoạt động kinh doanh.

Đầu mối tiếp nhận các vấn đề về dữ liệu cá nhân: OneSoft – bộ phận hỗ trợ OnesoftPOS, email contact@onesoft.one.

Đối với thông tin khách hàng và nhân viên do cửa hàng nhập vào hệ thống, cửa hàng quyết định nội dung và mục đích sử dụng trong hoạt động kinh doanh; OnesoftPOS xử lý dữ liệu để cung cấp dịch vụ. Cửa hàng có trách nhiệm thông báo và có căn cứ phù hợp trước khi nhập hoặc chia sẻ dữ liệu của người khác.

2. Dữ liệu được xử lý

• Tài khoản: tên đăng nhập, họ tên, email, số điện thoại nếu được cung cấp, mật khẩu dưới dạng băm, vai trò, quyền và cửa hàng được phân công.
• Cửa hàng: tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số thuế, logo và cấu hình hoạt động; tên ngân hàng, số tài khoản và tên chủ tài khoản khi cấu hình QR thanh toán.
• Bán hàng: sản phẩm, hình ảnh, tồn kho, bàn, ca làm việc, hóa đơn, món đặt, giá trị giao dịch, phương thức và trạng thái thanh toán, mã giao dịch và ghi chú. Khi cửa hàng nhập, đơn hàng có thể chứa tên, số điện thoại, địa chỉ giao hàng và thời gian hẹn của khách.
• Ảnh thực đơn: ảnh do bạn chủ động chọn để nhận dạng món và giá; ảnh có thể được xử lý bằng OCR hoặc gửi tới Google Gemini theo chế độ và cấu hình tính năng.
• Thông tin tư vấn: tên, số điện thoại/Zalo, tên cửa hàng, ngành kinh doanh, gói quan tâm và nội dung bạn gửi qua biểu mẫu liên hệ.
• Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP trong nhật ký thao tác, thời điểm và nội dung thay đổi nghiệp vụ, tài khoản thực hiện; mã phiên đăng nhập, cửa hàng đang chọn, tùy chọn giao diện và cấu hình máy in.

OnesoftPOS ghi nhận thông tin thanh toán phục vụ quản lý bán hàng; các chức năng hiện tại không yêu cầu nhập mật khẩu ngân hàng, mã OTP hoặc mã bảo mật thẻ (CVV). Vui lòng không đưa các thông tin này vào ghi chú hoặc ảnh tải lên.

3. Mục đích sử dụng

Dữ liệu được sử dụng để xác thực và phân quyền; vận hành đơn hàng, bếp/bar, thanh toán và in hóa đơn; quản lý ca, kho và báo cáo; đồng bộ cấu hình; nhận dạng thực đơn theo yêu cầu; tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật; kiểm tra thao tác và xử lý sự cố hoặc hành vi sử dụng trái phép.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Các chức năng hiện tại của OnesoftPOS không sử dụng dữ liệu cá nhân để phân phối quảng cáo cá nhân hóa.

4. Khi nào dữ liệu được chia sẻ?

• Trong hệ thống cửa hàng: người dùng được phân quyền và quản trị viên hệ thống có thể truy cập dữ liệu theo vai trò để vận hành và hỗ trợ dịch vụ.
• Hạ tầng: nhà cung cấp máy chủ, cơ sở dữ liệu và lưu trữ có thể xử lý dữ liệu để cung cấp dịch vụ. Ảnh sản phẩm có thể lưu trên máy chủ hoặc Cloudflare R2 theo cấu hình. Ảnh sản phẩm được cung cấp qua URL công khai; người có đường dẫn có thể xem ảnh. Không tải tài liệu cá nhân hoặc ảnh nhạy cảm làm ảnh sản phẩm.
• Google Gemini: khi dùng nhận dạng thực đơn bằng AI, ảnh được gửi tới dịch vụ Gemini của Google để trích xuất nội dung. Bạn có thể chọn OCR thay thế; không tải ảnh chứa dữ liệu cá nhân không cần thiết. Việc xử lý tại Google tuân theo điều khoản Gemini API và chính sách của Google.
• Dịch vụ tạo QR: khi tạo QR chuyển khoản, thông tin ngân hàng, tài khoản nhận, số tiền và nội dung chuyển khoản được gửi tới VietQR (img.vietqr.io) để tạo ảnh. Khi tạo QR liên kết, đường dẫn cần mã hóa được gửi tới QR Server (api.qrserver.com). Các dịch vụ này cũng nhận thông tin kết nối như IP của bên gửi yêu cầu.
• In và đọc thông báo: khi bạn chọn in, nội dung hóa đơn được chuyển tới máy in qua mạng nội bộ, Bluetooth, USB, dịch vụ in của hệ điều hành hoặc ứng dụng RawBT nếu bạn chọn. Chức năng đọc thông báo có thể chuyển văn bản tới bộ tổng hợp giọng nói của thiết bị; việc xử lý trực tuyến hay ngoại tuyến tùy bộ đọc và thiết lập thiết bị.
• Tài nguyên giao diện: một số màn hình tải phông chữ hoặc thư viện từ Google Fonts và CDN; các nhà cung cấp nhận thông tin kết nối cần thiết khi thiết bị tải tài nguyên.
• Yêu cầu hợp pháp: dữ liệu có thể được cung cấp khi cần tuân thủ yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền hoặc bảo vệ quyền và sự an toàn của người sử dụng.

Tùy hạ tầng và dịch vụ được sử dụng, dữ liệu có thể được xử lý trên máy chủ ngoài Việt Nam. Chỉ sử dụng chức năng tích hợp khi bạn có quyền chia sẻ nội dung liên quan.

5. Quyền thiết bị và dữ liệu lưu cục bộ

Ứng dụng cần Internet để kết nối hệ thống. Trên Android, quyền kết nối Bluetooth và quyền truy cập thiết bị USB được sử dụng khi bạn chọn máy in tương ứng; in LAN cần truy cập máy in trong cùng mạng. Trên iOS, kết nối máy in có thể cần quyền mạng cục bộ. Bạn có thể từ chối hoặc thu hồi quyền trong cài đặt thiết bị; chức năng tương ứng có thể không hoạt động.

Ảnh chỉ được đưa vào tính năng tải ảnh khi bạn chủ động chọn tệp. Ứng dụng Android hiện không khai báo quyền vị trí, danh bạ, micro hoặc camera; không thu thập vị trí GPS để bán hàng hoặc in.

Website và WebView sử dụng bộ nhớ cục bộ để lưu mã phiên đăng nhập, lựa chọn cửa hàng, tùy chọn cá nhân và một số trạng thái làm việc. Đăng xuất để kết thúc sử dụng tài khoản trên thiết bị dùng chung. Xóa dữ liệu website hoặc ứng dụng sẽ xóa dữ liệu cục bộ nhưng không tự xóa dữ liệu đã lưu trên máy chủ.

6. Thời gian lưu trữ và bảo mật

Dữ liệu tài khoản và nghiệp vụ được lưu trên hệ thống để cung cấp dịch vụ trong thời gian sử dụng. Việc cửa hàng hết hạn, bị khóa hoặc gỡ ứng dụng không tự động xóa dữ liệu trên máy chủ. Hiện hệ thống không áp dụng lịch tự động xóa chung cho toàn bộ dữ liệu; yêu cầu xóa được tiếp nhận theo mục 7.

Khi có yêu cầu xóa hợp lệ, chúng tôi xác định dữ liệu cần xóa hoặc ẩn danh và thông báo phần cần giữ lại, lý do và thời gian giữ nếu có nghĩa vụ lưu trữ chứng từ, giải quyết tranh chấp hoặc bảo vệ an toàn hệ thống. Bản sao lưu, nếu có, có thể còn dữ liệu cho đến khi được thay thế theo chu kỳ của hạ tầng; dữ liệu còn giữ chỉ được sử dụng cho mục đích lưu trữ cần thiết.

Hệ thống sử dụng mật khẩu băm, mã phiên đăng nhập và kiểm soát truy cập theo vai trò/cửa hàng. Ứng dụng di động kết nối website qua HTTPS. Không có phương thức bảo mật nào bảo đảm tuyệt đối; bạn cần bảo vệ mật khẩu, thiết bị và quyền truy cập máy in. Dữ liệu in qua mạng LAN phụ thuộc mức độ an toàn của mạng cửa hàng.

7. Quyền của bạn và yêu cầu xóa tài khoản, dữ liệu

Bạn có thể đề nghị truy cập, sửa, cung cấp bản sao, xóa dữ liệu cá nhân, rút lại sự đồng ý hoặc hạn chế việc xử lý tùy trường hợp và quy định áp dụng. Việc rút lại sự đồng ý hoặc từ chối cung cấp dữ liệu cần thiết có thể khiến một số chức năng không thể tiếp tục cung cấp.

Chúng tôi có thể xác minh danh tính và quyền đối với dữ liệu trước khi xử lý, sau đó phản hồi về phạm vi, thời gian dự kiến và kết quả qua email. Xóa tài khoản bao gồm xem xét xóa dữ liệu cá nhân gắn với tài khoản; các chứng từ nghiệp vụ cần giữ lại sẽ được giải thích riêng. Khóa tài khoản không thay thế cho việc xử lý yêu cầu xóa.

Nếu bạn là khách mua hàng hoặc nhân viên của một cửa hàng, có thể liên hệ trực tiếp cửa hàng để yêu cầu chỉnh sửa/xóa dữ liệu do cửa hàng quản lý, hoặc gửi email cho chúng tôi để được hướng dẫn phối hợp. Yêu cầu xóa dữ liệu của cả cửa hàng cần do người có thẩm quyền thực hiện.

8. Dữ liệu trẻ em

OnesoftPOS là công cụ quản lý kinh doanh dành cho cửa hàng và nhân sự được phân quyền, không hướng tới trẻ em. Không chủ động nhập dữ liệu trẻ em nếu không cần thiết và chưa có căn cứ phù hợp. Nếu phát hiện dữ liệu trẻ em được cung cấp không phù hợp, vui lòng liên hệ để chúng tôi phối hợp kiểm tra, xử lý.

9. Cập nhật chính sách

Chính sách có thể được cập nhật khi chức năng hoặc cách xử lý dữ liệu thay đổi. Phiên bản hiện hành được công bố tại trang này cùng ngày cập nhật. Với thay đổi cần thông báo hoặc sự đồng ý theo quy định áp dụng, chúng tôi sẽ thực hiện trước khi áp dụng việc xử lý tương ứng.